Mit LibreOffice zum ausfüllbaren PDF-Dokument

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Ein erstaunliches Programm als Problemlöser

Ein ausfüllbares PDF-Dokument ist optimal geeignet, Daten zu erheben, ohne dass die Gefahr besteht, Inhalt oder Aufbau des diesbezüglichen Formulars zu verändern. Erstaunlicherweise ist der Textverarbeitungs-Platzhirsch Word von Microsoft nicht in der Lage, derartige PDF-Dateien zu erzeugen. In die Bresche springt das auf Spendenbasis produzierte und sehr leistungsstarke LibreOffice, dessen Textverarbeitungsprogramm diese Aufgabe mühelos meistert.

Ausfüllbare PDF-Dateien sind das Mittel der Wahl, wenn es darum geht den Aufbau von Formularen gegen Veränderung zu schützen. Da das weit verbreitete Textverarbeitungsprogramm Word für diese Aufgabe von den zuständigen Microsoft-Programmieren nicht ertüchtigt wurde, müssen andere Programme herangezogen werden, ausfüllbare PDF-Dokumente zu erzeugen.

Als Top-Lösung bietet sich beispielsweise die Office-Suite LibreOffice an. Dieses Softwareprodukt finanziert sich auf Spendenbasis und hat eine Reife erreicht, die staunen lässt. Es lohnt sich, das Programmpaket von der Herstellerseite https://de.libreoffice.org/ herunterzuladen und selbst zu ergründen, wie einfach sich damit nicht nur Text bearbeiten lässt, sondern auch Formulare zu erstellen sind, die mit wenigen Klicks in ausfüllbare PDF-Dokumente umgewandelt sind.

Kennenlernen von LibreOffice

LibreOffice überrascht mit einer an Word angelehnte Bedienoberfläche, sodass sich Umsteiger ohne besondere Einarbeitungshürden zurechtfinden sollten. Die Ähnlichkeit geht so weit, dass der Wunsch nach einem neu zu erstellenden Dokument – welches über Datei/neu/Textdokument angelegt wird – nicht dazu führt, dass das gerade in Bearbeitung befindliche Dokument geschlossen wird. Vielmehr wird ein neues Fenster geöffnet, in dem ein frisches Dokument darauf wartet bearbeitet zu werden.

Sollte einmal Unterstützung zu einer bestimmten Funktion nötig sein, so hilft die sehr gute, in deutscher Sprache veröffentlichte Hilfeseite weiter. Diese ist hier zu finden: https://help.libreoffice.org/latest/de/text/shared/01/05230100.html.

Ein Formular erstellen

Zur Erstellung eines Formulars sind in LibreOffice zahlreiche Werkzeuge vorhanden. So gibt es beispielsweise die Möglichkeit, über Tabelle/Tabelle einfügen… Tabellen einzubauen.

Dabei sind die Eigenschaften und das Aussehen einer Tabelle sehr einfach einstellbar, da ein sich öffnendes Kontextfenster diverse Einstellungen dazu anbietet.

Ist die Wahl getroffen, so wird über den Button „Einfügen“ die Tabelle mit den vorgenommenen Einstellungen von LibreOffice aufgebaut

Diese Tabelle kann nun nach den eigenen Bedürfnissen ausgefüllt werden

Das Formular kann als PDF-Datei exportiert werden, was über Datei/Exportieren als/Als PDF exportieren… eingeleitet wird

Im sich öffnenden Kontextmenü müssen keine Einstellungen vorgenommen werden. Vielmehr kann direkt der Button „Exportieren“ angeklickt werden

Es öffnet sich abermals ein Kontextmenü, mit dem ein Zielverzeichnis ausgewählt werden kann. Nach Betätigung des Buttons „Speichern“ wird schlussendlich die PDF-Datei im ausgewählten Verzeichnis erstellt.

Sollte auf dem eigenen PC kein PDF-Viewer, wie etwa Adobe Acrobat oder FlexiPDF installiert sein, so kann eine PDF-Datei auch über den Browser geöffnet werden. Dazu ist ein Rechtsklick auf die PDF-Datei auszuführen und ist im erscheinenden Kontextmenü der Eintrag „Öffnen mit“ mit dem Mauscursor zu überfahren, woraufhin diverse Programmeinträge erscheinen, mit denen die Datei angezeigt werden kann

Sobald die PDF geöffnet ist, stellt sich jedoch heraus, dass nirgendwo ein Eingabefeld vorhanden ist, in das Text eingegeben werden könnte. Die erzeugte PDF ist somit lediglich eine nicht änderbare Datei, wie sie jedes Textverarbeitungsprogramm bereits per PDF-Drucker erstellen könnte.

Ein ausfüllbares Formular erstellen

Damit ausfüllbare PDF-Dateien erstellt werden können, gibt es in LibreOffice unter „Formular“ eigene Werkzeuge, die diese Kunst beherrschen.

Hier stehen unter anderem Textfelder, Markierungsfelder und Optionsfelder zur Auswahl, die den Bau sehr anspruchsvoller, ausfüllbarer Formulare erlauben. Diese können beispielsweise direkt in Tabellenfelder eingebaut werden.

Soll beispielsweise ein Textfeld eingefügt werden, wird die entsprechende Funktion gestartet und an der gewünschten Stelle in der Tabelle ein Rahmen per Maus aufgezogen.

Dazu ist folgende Reihenfolge beim Bedienen der Maus einzuhalten:
1. linker Mausklick,
2. linke Maustaste gedrückt halten,
3. Maus ziehen, wobei der Rahmen aufgezogen wird,
4. Linke Maustaste loslassen.

Das Ergebnis präsentiert sich wie nebenstehend gezeigt:

Das eben erstellte Feld kann mit STRG+C kopiert und an einer anderen Stelle der Tabelle mit STRG+V eingefügt werden. Diese Kopien haben der Vorteil der Zeitersparnis und vermeiden unterschiedlich große Eingabefelder, was optisch nicht vorteilhaft aussieht.

Wichtig!

Es ist an der Zeit, das Formular zu sichern, damit im Fall der Fälle die bisher geleistete Erstellungsarbeit nicht umsonst war!

Wird nun aus diesem Formular eine PDF-Datei erstellt, so kann festgestellt werden, dass die Eingabefelder funktionieren und dieser Teil des Formulars erfolgreich abgeschlossen wurde.

Optionsfelder einbauen

Der Einbau von Optionsfeldern ist ähnlich einfach, wie der Einbau einer Tabelle mit Textfeldern. Dazu ist aus dem Menüpunkt „Formular“ der Eintrag „Optionsfeld“ auszuwählen, woraufhin beliebig viele Optionsfelder per Maus eingezeichnet werden können.

Allerdings ist darauf zu achten, diese Optionsfelder mit etwas Abstand zum Verankerungssymbol einzuzeichnen, damit diese frei beweglich bleiben!

Nach dem Export in eine PDF-Datei wird sichtbar, dass sich die Optionsfelder zwar anklicken lassen, nicht jedoch untereinander interagieren, weshalb diese in dieser Form nutzlos sind.

Damit wie gewünscht nur jeweils eine Option aktiv ist, müssen die Objekte zu einer Gruppe zusammengefasst werden, was kein Hexenwerk ist. Dazu sind diese bei gedrückter Shift-Taste zu selektieren, ist ein Rechtsklick auszuführen und ist aus dem erscheinenden Kontextmenü der Eintrag „Steuerelement…“ anzuklicken.

Im erscheinenden Kontextmenü wird nun im Feld „Gruppenname“ ein aussagekräftiger Name für die Gruppe eingegeben.

Wird nun eine PDF-Datei erstellt, so kann festgestellt werden, dass das Optionenfeld nun korrekt funktioniert.

Es gibt allerdings einen kleinen Schönheitsfehler. Üblicherweise ist diejenige Option bereits vorab gesetzt, die erwartbar am meisten ausgewählt wird. Dies spart den Nutzern des Formulars Zeit, weshalb hier nachgebessert werden sollte.

Um ein bestimmtes Optionsfeld als aktiv zu bestimmen, wird dieses angeklickt und im Kontextmenü der Eintrag "Steuerelement…" ausgewählt. Im nächsten Kontextmenü „Eigenschaften: Optionsfeld“ wird der Standardstatus von „Nicht ausgewählt“ auf „Ausgewählt“ umgestellt.

Unmittelbar darauf wird in diesem Optionsfeld ein schwarzer Punkt sichtbar, der die voreingestellte Aktivität symbolisiert.

Der Export als PDF-Datei bestätigt, dass die Optionsfelder nun funktionieren.

Markierfelder einbauen

Diese Vorgehensweise ist im Fall von Markierfeldern in identischer Weise einzuhalten. Auch diese werden aus dem Menü „Formular“ ausgewählt…

… und mit der Maus aufgezogen.

Da jedes Markierfeld unabhängig von den anderen Markierfeldern aktiviert werden kann, sind keine Gruppen zu bilden. Diese Möglichkeit wird vom Kontextmenü daher erst gar nicht angeboten. Soll ein Markierfeld beim Aufrufen des Formulars bereits als aktiviert markiert sein, so wird das betreffende Markierfeld angeklickt, per Rechtsklick das Kontextmenü geöffnet und dort die Option „Steuerelement…“ angewählt. Nun den Standardstatus auf „Ausgewählt“ ändern und schon wird ein Häkchen im entsprechenden Feld sichtbar.

Der Export in das PDF-Format bestätigt, dass die Markierfelder korrekt funktionieren und separat anklickbar sind, woraufhin diese ihren Status ändern.

Textfelder einbauen

In manchen Fällen ist es nötig, Formulare mit Textfeldern auszurüsten, in die Nutzer längeren Text, wie etwa Anmerkungen oder Hinweise eintragen können. Um ein solches Feld einbauen zu können, muss im Menü „Formular“ die Option „Textfeld“ ausgewählt und dieses per Maus aufgezogen werden.

Dabei gibt es jedoch immer mal wieder das Problem, dass sich das aufgezogene Textfeld nicht per Maus an eine neue Position verschieben lässt. Der Grund ist häufig eine diesbezüglich ungünstig gesetzte Verankerung. Hier hilft es, das Textfeld zu markieren, per Rechtsklick das Kontextmenü aufzurufen und dort den Eintrag „Verankerung“ anzuwählen. Nun die Einstellung „Als Zeichen“ auf die Einstellung „Am Zeichen“ umstellen. Nun wird es möglich sein, das Textfeld zu verschieben.

Damit Nutzer wissen, was in dieses Eingabefeld einzugeben ist, macht es Sinn, über das Textfeld einen erklärenden Text einzubauen. Dazu ist lediglich der Cursor an eine passende Stelle zu setzen und ist dort der gewünschte Text einzutragen.

Eine Umwandlung des Formulars in ein PDF-Dokument zeigt, dass das Textfeld wie gewünscht funktioniert.

Einen Button einbauen

Mit dem Einbau eines Buttons bekommt das Formular noch mehr Komfort, doch wird auch ein Bereich betreten, den nicht mehr alle PDF-Viewer problemlos umsetzen können. So kann ein Button vom Browser Firefox problemlos umgesetzt werden, während etwa FlexiPDF lediglich den Button abbilden, jedoch nicht dessen Funktion ausführen kann.

Auch ein Button wird auf dem Formular nach Anwahl der Funktion mit der Maus auf die passende Größe aufgezogen. Anschließend wird ein Kontextmenü durch einen Rechtsklick auf den Button geöffnet und dort im Feld „Titel“ ein auf dem Button zu lesender Name eingetragen. Soll der Button etwa eine bestimmte Homepage öffnen, so ist im Feld „Aktion“ der Eintrag „Dokument/Webseite öffnen“ auszuwählen und ist im Feld „URL“ die URL der gewünschten Homepage einzutragen, die nach dem Klick auf diesen Button geladen werden soll.

Die erzeugte PDF zeigt, dass der Button wie gewünscht funktioniert. Allerdings wird bei Nutzung eines Browsers die PDF-Datei geschlossen, weshalb Firefox danach fragt, ob vor Aufruf der URL die PDF gesichert werden soll. Es ist daher ratsam, einen PDF-Viewer für diese Funktion zu nutzen. Ansonsten kann die PDF durch Betätigung des Zurück-Buttons am Browser wieder zurückgeholt werden.

Das Rüstzeug ist nun vorhanden, eigene Formulare zu entwickeln. Diese sind nach dem Ausfüllen unter einem neuen Namen speicherbar, können somit per E-Mail versandt werden. Auf diese Weise lassen sich viele Registrierungs- und Datenerfassungsarbeiten völlig papierlos durchführen. Ein Beispiel sind Beurteilungsbögen, die sich mit den Möglichkeiten von LibreOffice optisch ansprechend gestalten lassen.

Video "Mit LibreOffice zum ausfüllbaren PDF-Dokument"

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