Prodaro Rechnungsbüro – Die Lösung für e-Rechnungen
Die überzeugende Art, elektronische Rechnungen zu erstellen
Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen im B2B-Geschäft sogenannte e-Rechnungen ausstellen, die maschinenlesbar sind. Für KMUs gibt es eine Übergangsfrist, doch müssen jetzt schon e-Rechnungen angenommen werden. Spätestens ab dem 1.1.2028 müssen in jedem Fall e-Rechnungen erstellt und empfangen werden. Somit ist es für Firmen höchste Zeit, das Rechnungswesen mit einer entsprechenden Software aufzurüsten. Eine leistungsstarke Lösung für dieses Problem bietet unter dem Namen „Rechnungsbüro Pro“ die Prodaro Software GmbH & Co. KG an. Dieses Programm verursacht keine monatlichen Kosten und bietet alles, was rund um das Erstellen von gesetzeskonformen Rechnungen nötig ist.
Ob Angebote, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Gutschriften oder Mahnungen – rund um die Abwicklung von Aufträgen fällt eine ganze Menge Arbeit an, die bisher bei kleinen Unternehmen oft mit einem Textverarbeitungsprogramm beziehungsweise einer Tabellenkalkulationssoftware erledigt wurde.
Erzwungen durch die gesetzliche Pflicht der Ausstellung beziehungsweise des Empfangs einer e-Rechnung ist eine Erweiterung der bisherigen Software-Büroausstattung nötig, da weder eine Tabellenkalkulation noch ein Textverarbeitungsprogramm in der Lage ist, eine rechtskonforme e-Rechnung zu erstellen.
Es gibt viele Lösungen auf dem Markt, die versprechen, e-Rechnungen zu erstellen und zu empfangen. Leider sind diese zum größten Teil mit dem Pferdefuß monatlicher Zahlungen verbunden. Hinzu kommt, dass viele Lösungen cloudbasiert arbeiten, somit betriebliche Daten auf fremde Server abgelegt werden müssen, was nicht unbedingt gewünscht ist.
Großen Applaus gibt es daher für die Macher der Software „Rechnungsbüro Pro“, da diese Software Rechnungen absolut professionell handhabt und zudem als Kaufprogramm nicht monatlich am Konto knabbert.
Im laufe der Zeit werden zu den bereits vorhandenen Kunden neue Kunde hinzukommen. Im deren Daten zu erfassen, wird unter „Daten“ auf „Kunde/Vorgänge“ und im erscheinenden Fenster auf „+Neu“ geklickt.
Daraufhin öffnet sich ein Eingabefenster, in das alle wichtigen Daten zum neuen Kunden einzugeben sind.
Sobald die Dateneingabe mit „Ok“ abgeschlossen wird, übernimmt das Rechnungsbüro die eben eingegebenen Kundendaten und stellt diese an erste Stelle, sodass sofort etwa mit dem Schreiben eines Angebots begonnen werden kann. Insbesondere neue Nutzer des Rechnungsbüros werden es sehr schätzen, dass die Entwickler an Hilfetexte dachten, die automatisch eingeblendet werden, um dem Nutzer den Weg aufzuzeigen, das gewünschte Angebot zu erstellen.
Sobald die Artikelliste erstellt ist und alle Kunden erfasst sind, kann der nächste Schritt gemacht werden. In der Regel beginnt das Jahr eines Kaufmanns, indem dieser Angebote an seine Kunden schreibt. Nachdem diese angenommen werden, erfolgt eine Auftragsbestätigung und nach Lieferung der Ware beziehungsweise der Leistung wird eine Rechnung zusammen mit einem Lieferschein verschickt. Alle diese Tätigkeiten werden mit dem Rechnungsbüro souverän abgedeckt.
Ein Klick auf „+Neu“ öffnet eine Menüliste, in der diese und noch weitere Tätigkeiten gestartet werden können.
Sobald „Angebot neu“ ausgewählt wurde, wird auf das Fenster „Positionen Angebot“ umgeschaltet, wo die Artikel für das Angebot ausgewählt werden können.
Zur Artikelbestimmung ist der Button „+…Neu“ anzuklicken, woraufhin auf der rechten Seite im Fenster „Positionen hinzufügen: Artikel“ alle lieferbaren Artikel und Dienstleistungen eingeblendet werden.
Ein Doppelklick auf einen Artikel bewirkt, dass die Daten in das Fenster „Positionen Angebot AN-xx“ kopiert und dort aufsummiert werden. Die Nettosumme wird im unteren Bereich des Fensters ausgewiesen.
Wenn alle Artikel im Angebot untergebracht sind, kann das Angebot anschließend ausgedruckt oder als PDF abgespeichert werden. Dazu ist es nötig, zunächst auf den „Drucker“-Button zu klicken.
Danach öffnet sich ein Fenster, in dem die gewünschten Einstellungen vorgenommen werden können. Es empfiehlt sich, die Einstellung „ZUGFeRD 3.0x PDF“ zu nutzen, da dieses Format eine PDF erzeugt, die sowohl von Maschinen als auch von Menschen gelesen werden kann. Ein Klick auf den Button „Jetzt speichern…“ sorgt dafür, dass schlussendlich die Datei in ein wählbares Verzeichnis gespeichert wird.
Über den Button „Vorschau“ kann vorab geprüft werden, ob das Erscheinungsbild des Angebots wie gewünscht ausfällt, alle Posten enthalten sind und die Mehrwertsteuer korrekt ausgewiesen wurde.
Dieses Fenster kann über den Button „Schließen“ wieder geschlossen werden.
Nutzer des Rechnungsbüros können selbst die Vorlagen für Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen anpassen und diese unter einem neuen Namen abspeichern. Auf diese Weise können die Vorlagen exakt auf den eigenen Bedarf angepasst werden.
Wer sich dies nicht zutraut oder über zu wenig Zeit verfügt, kann diese Arbeit auch den Experten von Prodaro überlassen.
Die Anpassungen an den eigenen Bedarf sind sehr weitreichend, sodass wohl jeder Bedarf gedeckt werden kann. Wenn es doch eine Lücke geben sollte, wird diese auf Anfrage von Prodaro sicher rasch geschlossen.
Wird ein Angebot angenommen, erfolgt in der Regel der Versand einer Auftragsbestätigung. Hier zeigt sich der große Wert des Rechnungsbüros, da es nun nicht mehr nötig ist, erneut Daten einzugeben. Vielmehr genügt es, den Button „+Neu“ anzuklicken und aus dem erscheinenden Menü „Kopieren / weiterführen…“ zu wählen.
Im nun erscheinenden Fenster ist unter „Typ Angebot ändern in“ im Drop-Down-Menü der Eintrag „Auftragsbestätigung“ auszuwählen und die Wahl mit „OK“ zu bestätigen.
Unmittelbar darauf wird im Fenster „Vorgänge“ ein neuer Eintrag mit dem Namen der Auftragsbestätigung sichtbar.
Über das Drucker-Symbol kann dieses Angebot nun als PDF im ZUGfERD-Format abgespeichert beziehungsweise ausgedruckt werden. Zu beachten ist, dass dabei das passende Briefpapier vorab ausgewählt wird, da sonst unter Umständen eine Fehlermeldung ausgegeben wird.
Nachdem der OK-Button betätigt wurde, wird ein Rechnungseintrag im Fenster „Vorgänge“ sichtbar, aus dem ersichtlich ist, dass die Rechnung noch nicht bezahlt ist.
Die erzeugte Rechnung wird automatisch mit den Vermerken „Vielen Dank für Ihren Auftrag!“ sowie „Rechnung zahlbar bis zum …… ohne Abzüge“ ergänzt. Diese Einträge können selbstverständlich individuell abgeändert werden, wenn dies gewünscht ist.
Nachdem eine korrekte e-Rechnung erstellt werden konnte, stempelt das Rechnungsbüro die erzeugte Rechnung als „Gültig“, wobei noch weitere Rechnungsdetails angezeigt werden.
Hinter dem Reitern „Prüfbericht“ werden diejenigen Daten aufgeschlüsselt, die noch zur e-Rechnung gehören, wie etwa Adresse des Absenders, Empfängername und Bankdaten.
Um den Rechnungseingang zu registrieren, ist es nötig, unter „Daten“ auf den dort stehenden Eintrag „Rechnungseingang“ zu klicken.
Danach wird ein Fenster eingeblendet, in dem die vorhandenen Rechnungen in Listenform aufgeführt sind. Ein Klick auf eine Datei erzeugt ein kleines Vorschaufenster, in dem der Inhalt der PDF geprüft werden kann.
Wird eine Rechnung ausgewählt, so liest das Rechnungsbüro die Daten ein, was einen kurzen Augenblick dauern kann. Danach präsentiert sich die Rechnung im Idealfall als gültig und es werden alle wichtigen Rechnungsdetails angezeigt.
Wenn die Rechnung bezahlt wurde, so muss im Abschnitt „Zahlung“ der Status auf „Bezahlt“ abgeändert werden. Dabei ist unbedingt darauf zu achten, dass die Rechnung bis dahin nicht festgeschrieben wird, da sonst eine Änderung nicht mehr möglich ist!
Danach ist auf „Speichern“ zu klicken, damit der neue Status registriert wird!
Damit dies auch in den Vorgängen sichtbar wird, muss dort der Offen-Status auf „Ausgeglichen“ gestellt werden.
Somit ist festzustellen, dass das Rechnungsbüro von Prodaro eine sehr gute Lösung für kleine und mittlere Unternehmen ist, gesetzeskonforme e-Rechnungen zu erstellen, zu empfangen und zu verwalten.
