Vertragsmanagement: „Stiefkind“ in Unternehmen?

Verträge bilden die juristische Grundlage jedes Geschäftsmodells: Kauf-, Miet- und Leasingverträge, Liefer- und Lieferantenverträge, Lizenz- und Nutzungsvereinbarungen sowie Versicherungen, Abonnements oder Energieversorgung (und viele andere mehr): Verträge bilden den rechtlichen Rahmen, den jedes Unternehmen braucht, um langfristig und verlässlich planen und wirtschaften zu können. Umso erstaunlicher ist es, dass selbst größere mittelständische Betriebe oft noch über kein digitales Vertragsmanagement verfügen.

„Die vorhandenen Verträge verteilen sich beispielsweise an mehreren Stellen im Unternehmen“, unterstreicht Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft International Services GmbH, einem der europaweit führenden Anbieter einer Vertragsmanagement-Software. „Die Rechte und Pflichten, die sich aus den Verträgen ergeben, sind dann meist nur in den Köpfen weniger Mitarbeiter:innen präsent, die jederzeit kündigen oder ausfallen können. Verknüpfungen und Abhängigkeiten bleiben abteilungsübergreifend häufig unbekannt.“

Das kann schwere Konsequenzen haben: Denn aus den bestehenden Vereinbarungen ergeben sich vielfältige Handlungsverpflichtungen: Wann muss ich welchen Vertrag kündigen oder verlängern? Wann muss ich welche Preise neu verhandeln? Wann laufen Versicherungen oder Nutzungsverträge aus? Wo ergeben sich Änderungen, etwa durch neue oder geänderte Gesetze? Die Erneuerung der DSGVO oder die Einführung des neuen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) sind aktuelle Fälle, die weitreichende Folgen für alle Beteiligten haben.

Die Lösung all dieser Probleme bietet der Einsatz einer intelligenten Software für das Vertragsmanagement, wie sie bereits bei unzähligen Unternehmen im Einsatz ist. Damit sind alle betroffenen Mitarbeiter:innen über den Stand aller Verträge – und die daraus entstehenden Verpflichtungen und Änderungen – stets auf dem Laufenden. Das stellt die Einhaltung von vertraglichen Verpflichtungen sowie von Datenschutz- und Compliance-Vorgaben sicher und verhindert Vertragsstrafen, Umsatzentgang, Verlust von Zertifizierungen oder Schadenersatzleistungen. Das Vertragsmanagement veranschaulicht zugleich treffend, welche Vorteile die Digitalisierung für Betriebe jeder Größe bereithält – und welche Nachteile, wenn sie darauf verzichten.

„Single Point of Truth“

Einer der größten Pluspunkte eines digitalen, cloudbasierten Vertragsmanagements liegt darin, dass sämtliche Unterlagen gebündelt an einem Ort gespeichert sind, auch bekannt als „Single Point of Truth“. „Dadurch können sowohl interne als auch externe Berechtigte – ganz egal, wo sie sich befinden – auf die Dokumente zugreifen und diese bearbeiten“, erläutert Robin Schmeisser. „Das spart wertvolle Zeit und macht Duplikate, veraltete Versionen sowie langwierige Suchen obsolet.“

Diese Funktion wird ergänzt durch eine nahtlose Verbindung zwischen Kalender und Vertragsakte. Bei einer modernen Vertragsmanagement-Software wie Fabasoft Contracts überträgt das integrierte Fristenmanagement sämtliche Termine automatisiert in den gekoppelten Microsoft Outlook-Kalender und erinnert mit E-Mail-Benachrichtigungen sowie Push-Notifications am mobilen Endgerät an jede anstehende Frist. Dies stellt sicher, dass die vertraglichen Chancen voll ausgeschöpft werden können – bei gleichzeitiger Reduktion unternehmerischer Risiken. Hingegen birgt das Führen manueller Listen oder die Einrichtung von Outlook-Remindern erhebliches Fehlerpotenzial.

Ähnlich wichtig ist die Zeitreise-Funktion. Sie ermöglicht das Aufrufen und Wiederherstellen aller alten Vertragsversionen und schafft damit maximale Transparenz im Vertragserstellungsprozess. „Speziell in Verhandlungssituationen erlaubt die Funktionalität die einfache und schnelle Identifikation jeglicher Änderungen“, ergänzt Schmeisser.

Einsatz von Künstlicher Intelligenz

Der Nutzen eines digitalen Vertragsmanagements wird im Falle der Vertragsmanagement-Software Fabasoft Contracts durch den Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) noch weiter vergrößert. Dies gilt vor allem bei der Digitalisierung bestehender sowie bei der automatisierten Erstellung neuer Vereinbarungen.

Nach dem einfachen Hochladen der Unterlagen per Drag-and-drop erkennt die Software dank OCR-Technologie (Optical Character Recognition) selbst bei eingescannten Dokumenten den enthaltenen Text. Dies ermöglicht die Wiederauffindbarkeit sämtlicher Inhalte aus dem Archiv mittels semantischer Volltextsuche. Die KI übernimmt anschließend selbstständig die Klassifizierung nach Vertragsart sowie das Auslesen der relevanten Informationen wie Vertragspartner, Vertragssumme oder Vertragsfristen.

Das digitale Vertragsmanagement unterstützt die Unternehmen zudem bei der Änderung von Verträgen sowie bei der Entwicklung neuer Verträge. Dafür werden Templates und Textbausteine in das System integriert, die zuvor von der Rechtsabteilung oder von Rechtsberatern erstellt bzw. geprüft wurden. Das reduziert nicht nur Fehlerpotenzial und Risiken, sondern sichert auch die Qualität der erstellten Verträge.

Digitale Signatur für mobiles Arbeiten

Ein weiterer erheblicher Fortschritt durch den Einsatz eines digitalen Vertragsmanagements ist die Integration digitaler Signaturen. „Digitale Signaturen gehören mittlerweile zu den Grundfunktionen eines modernen Vertragsmanagements“, so Robin Schmeisser. „Allerdings sind die Anforderungen hoch: Die Signaturen müssen eindeutig, fälschungssicher und überprüfbar sein.“ Bei Fabasoft Contracts entspricht die systemeigene digitale Unterschrift einer „fortgeschrittenen elektronischen Signatur“ gemäß eIDAS-Verordnung der Europäischen Union. Diese ist rechtswirksam und wesentlich sicherer als ihr handschriftliches Gegenstück. Eine zugehörige App erleichtert zudem das mobile Arbeiten im Homeoffice oder von unterwegs.

Ein smartes Vertragsmanagement unterstützt zudem bei der revisionssicheren und nachvollziehbaren Archivierung von Vereinbarungen. Unterschiedliche unabhängige Zertifizierungen bestätigen die Erfüllung maximaler Datenschutz- und Datensicherheitsstandards. Die Datenspeicherung außerhalb europäischer Lokationen ist dadurch ausgeschlossen.