Bremer: Mahnung — ein unbeliebtes Thema

Bernd Drumann, Geschäftsführer der BREMER INKASSO GmbH, erläutert, auf was es bei der korrekten Mahnung ankommt.

In dem Wort Mahnung ist das Wort Ahnung enthalten. „Leider stelle ich bei meiner täglichen Arbeit fest, dass das zwar bzgl. der Schreibweise so sein mag, aber nicht so häufig, wie es wünschenswert wäre, wenn es um die Formulierung oder den Umgang mit einer Mahnung geht“, so Bernd Drumann, Geschäftsführer der BREMER INKASSO GmbH. „Nicht selten stellt es sich in einem Mandantengespräch als ‚ursächlich‘ für eine immer noch offene Forderung, die uns zum Einzug übergeben werden soll, heraus, dass unzulänglich, vor Fälligkeit oder sogar gar nicht gemahnt wurde. Natürlich ist die wahre Ursache einer noch offenen berechtigten Forderung der nicht zahlende Schuldner, jedoch fehlt auch vielerorts das nötige Wissen darüber, wann, wie und wie oft eine Forderung angemahnt werden sollte. Aber, auf Grund dessen gar nicht zu mahnen, ist keine Lösung.“

Mahnung — ein negativ behaftetes Wort. Zu Recht?

„In unserem Sprachgebrauch wird das Wort Mahnung überwiegend nur noch negativ wahrgenommen. So mancher Mandant hat schon geäußert, dass er den ‚guten alten Kunden‘ nicht gerne mahnen möchte, weil er Sorge hat, dadurch die langjährige Geschäftsbeziehung zu gefährden. Wenn man einmal davon absieht, dass der ‚gute alte Kunde‘ seinerseits scheinbar keine Sorge hat, durch Nichtzahlen der Rechnung die langjährige Geschäftsbeziehung zu gefährden, kann eine Mahnung auch positiv gesehen werden. Sie kann das Gegenüber darauf hinweisen, dass mangelnde Sorgfalt vorliegt, Ungenauigkeit, dass es an Verbindlichkeit mangelt und dass der andere das möglichst beheben sollte, möchte er nicht in wirkliche Schieflage geraten. Wie viele (Er‑)Mahnungen werden z. B. Kindern entgegengebracht, zur Vorsicht, zur Geduld, zur Eile? Nicht, um sie zu gängeln, sondern um sie zu leiten und unterstützen. Wer also eine Mahnung auch positiv zu sehen weiß, vermag vielleicht gerade auch einen ‚guten alten Kunden‘ zu mahnen (damit es diesen auch noch möglichst lange gibt). Und wird nach meiner Erfahrung auch merken können, dass er selbst von anderen eher als gut organisiert und verlässlich wahrgenommen wird, als dass er Sorge um Geschäftsbeziehungen haben muss.“

Formvollendet mahnen

„Wer den Anspruch hat, formvollendet mahnen zu wollen, dem sei gesagt, dass es keine Formvorschrift für eine Mahnung gibt. Sie kann sowohl schriftlich (auf Grund der Nachweisbarkeit ist diese Form vorzuziehen) als auch mündlich erfolgen. Ein paar Dinge sind allerdings dennoch zu beachten. Die Formulierung sollte eindeutig die Absicht der Mahnung widerspiegeln, nämlich, dass man sein Geld möchte. Und eine Mahnung sollte höflich und respektvoll formuliert werden, gerade so, wie man selbst an etwas erinnert, wie man selbst gemahnt werden möchte.“ 

EINMALIGE Wahlmöglichkeit bei der Bezeichnung

„Auch wenn Doppelnamen, Umbenennungen oder Fantasienamen im Trend liegen mögen, gilt das nicht für eine Mahnung. Auch hier ist Deutlichkeit Trumpf. Für eine Mahnung kann auch der Begriff Zahlungserinnerung gewählt werden. Aber egal, ob nun der Begriff Mahnung oder Zahlungserinnerung bevorzugt wird — auch für ein zweites oder drittes Anschreiben (1. Mahnung, 2. Mahnung etc.) sollte es bei dem einmal gewählten Begriff bleiben. Nicht, mal so mal so, sondern entweder oder!!“

Mahnung vor Fälligkeit ist wie eine Fehlzündung …

„… sie bringt einen nicht vorwärts oder, um Shakespeare zu ’zitieren‘, macht ‚Viel Lärm um Nichts‘, denn sie ist schlicht und ergreifend unwirksam und wird auch nicht durch den Eintritt der Fälligkeit wirksam. Eine Mahnung an einen Schuldner zu schicken, dessen Zahlung noch gar fällig ist, hat also keine Relevanz.“ 

Eine Mahnung formulieren — für manche ein Schreckgespenst 

„Bei der Formulierung einer Mahnung geht es nicht um einen Aufsatz, den so mancher vielleicht noch aus der Schulzeit fürchtet. Man muss auch nicht im Ansatz auf Goethes Spuren wandeln. Es geht um Klarheit, Eindeutigkeit und Fakten! Und eine Mahnung ist wichtig! Sie setzt einen Schuldner, dessen Zahlung fällig ist, in Zahlungsverzug. Der wiederum ist die Voraussetzung dafür, dass ein etwaiger Verzugsschaden vom Schuldner zu begleichen ist.

Nach einer Überschrift wie 1. Mahnung sollte in höflicher Form die Aufforderung zur Zahlung der noch offenen Rechnung erfolgen. Hier ist es wichtig, das Datum sowie die Rechnungsnummer (ggf. auch die Lieferscheinnummer) der ursprünglichen Rechnung noch einmal aufzuführen sowie auch die erbrachte Leistung noch einmal genau zu benennen. Eine Rechnungskopie beizufügen, kann für den Kunden ebenso hilfreich sein. Dann sollte man dem Kunden noch ein nach dem Kalender genau zu definierendes erneutes kurzes Zahlungsziel setzen wie z. B. ‚Die Rechnung ist bis zum … bei uns eingehend zu zahlen‘. (Eine Mahnung, die den Schuldner zur Zahlung aufgefordert, muss zwar keine Frist enthalten, da der Schuldner mit Fälligkeit der Rechnung und erfolgter Mahnung in Verzug ist, aber eine gesetzte Frist verdeutlicht die Ernsthaftigkeit der Mahnung und gibt auch die Terminierung der nächsten Mahnung vor — in 7-10 Tagen) Der nachfolgende Satz ‚Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie für einen ggf. entstandenen Verzugsschaden aufzukommen haben‘ sollte ebenfalls in der 1. Mahnung nicht fehlen. 

Sollte eine 2. Mahnung (Überschrift) nötig sein, sollte diese im Abstand von 7-10 Tagen (s. o.) erfolgen und inhaltlich wieder die Angaben zur ursprünglichen Rechnung sowie die Daten der 1. Mahnung enthalten. Jetzt kann auch eine Mahnkostenpauschale berechnet werden, die im Fall der Fälle von Gerichten (ohne Einzelnachweise) meist in Höhe von 1 EUR bis 5 EUR pro Mahnschreiben akzeptiert wird. Ebenso können bei Geldforderungen auch Verzugszinsen verlangt werden. (Über die Berechnung unbedingt vorher informieren!) Ein erneutes kurzes klar definiertes Zahlungsziel ist wieder hilfreich.

Sollte eine 3. oder deutlicher noch ‚letzte‘ Mahnung (Überschrift) nötig sein, sollte sie wieder nach 7 – 10 Tagen erfolgen. Inhaltlich sollten wieder die Daten der ursprünglichen Rechnung (s. o.) enthalten sein sowie das Datum der 2. Mahnung. Erneut kann eine Mahnkostenpauschale angesetzt sowie weitere Verzugszinsen verlangt werden. Bei der Aufforderung, den offenen Betrag X ‚endgültig bis zum … bei uns eingehend zu bezahlen‘ sollte nicht vergessen werden, dass der nun offene Betrag (wie auch schon bei der 2. Mahnung) aus dem ursprünglichen Rechnungsbetrag sowie den Mahnkostenpauschalen und den Verzugszinsen besteht, sich also erhöht hat! Wer in einer letzten Mahnung dem Schuldner ggf. weitere rechtliche Schritte in Aussicht stellt, sollte diese dann von wegen der Glaubwürdigkeit auch einleiten. 

Es ist wenig zweckführend, mehr als 3 Mahnungen zu verschicken. Und spätestens dann sollte man sich für den Forderungseinzug Hilfe von einem Rechtsdienstleister wie Inkassounternehmen oder Rechtsanwalt holen.“ 

Etwas mehr Ahnung von der Mahnung — hoffentlich

„Wer sich bei einer Mahnung an der Fälligkeit der Forderung und an den Fakten des Vertragsabschlusses und der –erfüllung orientiert, kann kaum etwas falsch machen. Wichtig ist, eine fällige Forderung überhaupt zeitnah anzumahnen, schon aus Respekt sich selbst und der erbrachten Leistung gegenüber. Dabei hilfreich sind eine aktuelle und genaue Buchhaltung sowie eine schriftliche, vollständige Dokumentation aller Geschäftsvorgänge und ebenso der genauen Daten (z. B. aktuelle Adresse, Inhaber, Firmenbezeichnung etc.) der jeweiligen Kunden. Wer sich im Vorfeld selbstbestimmt Zeit für Genauigkeit nimmt, dem wird sie später nicht durch zwangsläufige, mühsame Recherche ‚gestohlen‘.“